Priority? Priority!
Jak správně pracovat s prioritami a využít jejich potenciál naplno s laskavostí a jemností k sobě samé?
Co je to vlastně priorita?
Podíváme-li se do slovníku, má slovo priorita dva významy
- přednostní nárok z hlediska důležitosti; záležitost, která má být přednostně řešena
- časová přednost, přednostní nárok; prvenství
Když se na význam slova podíváme z hlediska time-managementu a dosahování cílů, což je něco, co by nás v podnikání mělo VELMI zajímat, jde o kombinaci obou.
Priorita by mělo být něco co je pro nás jak důležité, tak to, čemu dáváme přednost.
Jak si tu prioritu ale stanovit?
Jak poznat, že daný úkol je prioritní?
Podívejme se na to pěkně od začátku. Vytvořením TO-DO listu.
Co by měla položka na seznamu našich úkolu splňovat, aby byla prioritní?
TO-DO list
Vemte si úplně obyčejný list papíru, psací potřebu a šup s tím vším, co máte v hlavě na papír!
A když říkám se vším, myslím tím se vším!
Vyprázdněte si hlavu, hodně ty úkoly ven z myšlenek na papír, ať máme všechno pěkně vizuálně na papíře!
Roztřiďte si úkoly na:
- pracovní
- domácnost
- rodina
- osobní
- jakákoliv další skupina, do které se vám úkoly na papíře objevují
V rámci podnikání navrhuji, abyste každý každičký pracovní den splnili prioritní úkol ze skupiny pracovní (překvapivé, že? 🙂 ) a ze skupiny OSOBNÍ! A až pak dle časových možností ostatní. Buďte laskaví sami k sobě! Naplňte hlavně svůj vlastní pohár! A až pak můžete rozlévat ostatním!
Co by měla položka na seznamu našich úkolu splňovat, aby byla prioritní?
1. Která položka nás posune nejdále?
Základní otázkou, kterou si můžeme položit, když se koukneme na náš seznam, je „Co mě posune nejdál?“
Kdybychom měli dnes udělat pouze a jen jedinou věc, která bude mít na náš život největší efekt? Bude to odpovívání na emaily nebo vytvoření automatizace prodeje? Někdy může být správná odpověď odpověď na emaily, někdy automatizace prodeje, hodně zázleží na kontextu.
Podívejte se na jednotlivé položky z velkého nadhledu. Opravdu z velkého. A také odložte své POCITY, které z jednotlivých úkolů máte. Abyste tu nejdůležitější položku na seznamu nepřesunuli na konec priorit jen proto, že se vám do ní nechce.
Pokud k smrti nerady telefonujete (jako já) a ze seznamu na vás přímo křičí VOLAT dodavateli, odložíte to jen kvůli oné nechuti telefon zvednout?
Takže POCITY stranou, kouknout na seznam a jasně určit, která položka je ta TOP, která je prioritou prvního řádu?
Využijte při zkoumání svého seznamu úkolů PARETOVO pravidlo!
Na samotné toto pravidlo se podíváme někdy příště, pro teď nám stačí si uvědomit, že pokud z našeho seznamu úkolů vybereme ty podstatné, provedeme je, dosáhli jsme již 80% výsledků, kterých chceme dosáhnout!
Přestaňme se tedy trápit pocitem viny, pokud na konci dne nemáme vykonány všechny úkoly, které jsme chtěli. Pokud zvládáme určovat své priority, pracovali jsme podle nich, vykonali jsme mnohem mnohem více, než kdybychokm náš seznam úkolů vykonávali nahodile nebo popořadě tak, jak nám při tvoření seznamu přišly na mysl!
2. Které položce hoří deadline?
Dnes končí splatnost faktury, ale vám se nechce přihlašovat se na účet a proplatit ji?
K seznamu úkolů, který jste si vytvořili si přidejte data, do kdy je potřeba mít úkol hotový. A dovolte si k některým připsat také NIKDY. Je to v naprostém pořádku, že na seznamu se objeví položky, které prostě být hotové nemusí a vůbec nic se nestane!
Ještě jednou:
Máme neustálou potřebu se pořád štvát, neustále sami sobě i svému okolí dokazovat, jak jsme výkonní, dávat si obrovské seznamy úkolů a psát si na ně také věci, které náš život nikterak nezmění ať už je uděláme či nikoliv.
Buďme k sobě upřímní. Kolikrát si na ten seznam opravdu píšeme naprosto nedůležité věci. A často jimi začínáme! (A kolikrát se divíme, že makáme od rána do večera a vůbec nic se v našich životech nemění!)
Každá položka na našem seznam má už přiřazeno jak je důležitá a jak moc spěchá (kdy musí být udělaná). Můžeme si tedy vytvořit seznamy, dle těchto parametrů.
Jako první sfoukneme důležité a urgentní úkoly, pak ty důležité a neurgentní, následují urgentní nedůležité a nakonec, když nám vybyde trocha času můžeme kouknout na ty, co nespěchají ani z hlediska důležitosti a ani jim nehoří termín.
3. Které úkoly může udělat někdo jiný?
Priority se nám z té hromady úkolů budou snadněji vybírat, pokud začneme DELEGOVAT ty, u kterých není nutné naše přímá intervence.
DOVOLTE sami sobě přesunout úkoly na někoho jiného.
Jděte a udělejte to!
Jen tak se něco změní! A nezapomeňte se pochválit! Ohlídnout se a vidět, co vše jste UDĚLALI a ne to, co jste nestihli! Protože víte co? udělali jste ty úkoly, které přinášejí největší posun! A na těch ostatní až tak nezáleží!
Pojďme si dát příklad!
Je večer a já tvořím to-do list na zítřejší den (krásná rutina před spaním, vyčistit si hlavu od všech těch úkolů, na které bychom jinak mohli myslet před spaním, doporučuji! Spousta lidí dělá tu chybu, že to-do list dělá až ráno!).
Nejprve se vypíšu:
- projít emaily (moje schránka jimi doslova přetéká) a odpovědět na ty, které to vyžadují
- zavolat dodavateli, kde váznou fotografie nového produktu
- opravit špatně fungující tlačítko na webu odkazující na náš profil na sociálních sítích
- vytvořit příspěvky na sociální sítě na příští měsíc
- vytvořit prodejní stránku nového produktu.
Následně si projdu, co mě posune nejvíce a jak moc to hoří.
Protože spouštím prodej nového produktu, je pro mě důležité, abych již měla vytvořenou prodejní stránku. Abych ji však mohla správně doladit, potřebuji nutně jeho fotografie. Určím si tedy svou prioritu číslo 1: zavolat dodavateli, kde to vázne a popoženu ho. Jakmile to vyřídím, hned se vrhnu do přípravy prodejní stránky, než mi dojdou fotografie, je připravená, jen vložím fotky a můžu na ně začít odkazovat.
Pak se s chutí vrhnu na vytvoření příspěvků, můžu zahrnout odkazy na vytvořenou prodejní stránku.
Kouknu se na to, proč mi nefunguje odkaz – pokud jsem zdatná, jde mi to snadno, pokud ne, je pro mne výhodnější práci delegovat na někoho šikovnějšího.
A pokud mi. zbyde čas, promažu svou emailovou schránku a odpovím na připadné dotazy.
Pokud bych však začala emaily, které jsem v to-do listu měla hned nahoře, zdaleka bych svůj vzácný čas nevyužila tak efektivně. S mou emailovou schránkou by to možná byl jediný úkol, který bych za ten den zvládla (a efekt na mé podnikání? Nulový!)
Bonusový tip!
Určeme si 3 priority, které je nutné během dne udělat!
- TOP priorita dne
Určeme jednu jedinou věc, kterou je prostě nutné na 100% udělat – tu uděláme jako druhou. Protože jako se zbavíme žáby!
- Věc, do které se nám fakt, ale fakt nechce, ale nemůžeme na ni přestat myslet – tzv. žába
Je to ten úkol, který bychom nejraději neustále odkládali. Hrneme jej pak před sebou, neustále na něj musíme myslet, přetěžuje náš mozek, nedovolí se nám soustředit. Nebo na něj moc rádi zapomeneme, ale pak na nás večer pěkně vyskočí a zkazí nám ten nádherný pocit, který z celého dne máme.
U mne? Objednání se na preventivní prohlídku k zubaři!
- A hlavně – co můžeme pro sebe dnes udělat?
Jak můžeme podpořit sami sebe, abychom se cítili lépe, pečovali o sebe? Abychom sami sobě dali najevo, že se máme rádi? Je to tak důležité a tak často opomíjené! Přitom i v těch nejrušnějších dnech můžeme pro sebe vykonat alespoň drobnost! Nebo spíše právě v těchto dnech musíme pro sebe vykonat alespoň drobnost! Zapálit si svíčku, sednout si, chvíli jen tak být, zameditovat si (články o meditaci zde), protáhnout se, chvíli si psát do deníku, napustit si vanu a dopřát si rituální koupel… Nebo si prostě jen v klidu vypít čaj! Bez koukání do mobilu, čtení emailů, odpovídání na zprávy!
